Privacy en vertrouwelijkheid

Aanvraagformulier kopie stukken cliënt- en leerlingdossier

Het dossier van je kind is eigendom van Elker. Ouders en kinderen* hebben er recht op om het dossier te bekijken en een kopie van de gegevens op te vragen. Om een kopie van stukken uit uw/het cliënt- en leerlingdossier op te vragen, is het nodig dat u dit formulier volledig invult.

Vervolgens zijn er verschillende opties:

  • U stuurt het (gescande) ingevulde en ondertekende formulier, samen met de benodigde documentatie (zie 3.), naar dossieraanvragen@elker.nl ;
  • U print het formulier uit, vult het in en ondertekent het en stuurt het per post naar Elker, Postbus 274, 9700 AG Groningen onder vermelding van: dossieraanvraag (linker bovenhoek envelop), samen met de benodigde documentatie (zie 3.);
  • U overhandigt het formulier persoonlijk, in een gesloten envelop: Haydnlaan 6, 9722 CH, Groningen, onder vermelding van: dossieraanvraag. Wanneer u dit formulier persoonlijk overhandigt, volstaat een controle van uw legitimatiebewijs ter plaatse en is een kopie van uw legitimatiebewijs niet nodig.

Alleen volledig ingevulde formulieren voorzien van de gevraagde documentatie worden in behandeling genomen. Binnen vijf werkdagen krijgt u een ontvangstbevestiging. Wij streven ernaar uw aanvraag binnen vier weken af te handelen. Vanwege de coronacrisis en i.v.m. vakantieperiodes, kan het iets langer duren, voordat we aan uw verzoek kunnen voldoen.

Bij de beoordeling van uw aanvraag hanteren we de relevante wet- en regelgeving. Elker doet er, binnen wettelijke kaders, al het mogelijke aan om bij twijfel uw identiteit en/of handtekening te verifiëren. Bij een eventuele afwijzing van uw verzoek ontvangt u de schriftelijke onderbouwing. Eventuele kosten worden vooraf aan u bekend gemaakt.

Elker bewaart de kopie van uw legitimatie niet langer dan noodzakelijk. Deze wordt verwijderd binnen een maand nadat de kopie van de dossierstukken aan u is verstrekt.

Bewaartermijnen van Elker Jeugdhulp Open en JeugdzorgPlus

De regels over het bewaren en vernietigen van dossiers zijn de afgelopen jaren gewijzigd. Sinds 2020 moeten dossiers die onder de Jeugdwet vallen 20 jaar bewaard worden; voorheen was dit korter (2003 t/m 2007: 10 jaar en 2008 t/m 2019: 15 jaar).

Op dit moment (2022) betekent het dat alle dossiers die zijn afgesloten voor 1-1-2004, zijn vernietigd en derhalve niet meer ter inzage kunnen worden verstrekt. Is een dossier ná 1-1-2004 afgesloten, dan kan een verzoek tot inzage worden ingediend.

Voor de dossiers die vallen onder de WMO, geldt een bewaartermijn van 15 jaar.

Bewaartermijnen van Het Poortje Justitiële Jeugdinrichtingen

Een dossier van Het Poortje betreffende de behandeling en/of het verblijf in een Justitiële Jeugdinrichting moet wettelijk 10 jaar bewaard blijven, vanaf het moment dat de vrijheidsstraf of vrijheidsbenemende maatregel beëindigd is. Op dit moment (2022) betekent het dat dossiers van plaatsingen die beëindigd zijn voor 1-1-2012 vernietigd zijn en derhalve niet meer ter inzage kunnen worden verstrekt. Is een plaatsing na 1-1-2012 beëindigd, dan kan inzage in het dossier verzocht worden.